Il cambio ai vertici associativi non è un evento che rientra nella prassi quotidiana. Questa sua sporadicità può portare a non conoscere completamente i passaggi e la prassi da seguire. Poiché è indispensabile seguire i vari passaggi proveremo a spiegarteli nel dettaglio in modo chiaro possibile.
Il cambio di Presidente vede due fasi:
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fase 1 interna, espletamento delle direttive riportate nello Statuto;
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fase 2 esterna, espletamento e pubblicizzazione delle nuove cariche a PA e fornitori.
Fase interna
La fase 1 prevede i seguenti step
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step 1 lettura e verifica procedure indicate nello Statuto
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step 2 convocazione assemblea
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step 3 espletamento operazioni di voto
Il primo step riguarda la verifica nello Statuto di quanto indicato per la votazione del nuovo Presidente, andrà verificato a chi spetta il diritto di nomina se al Consiglio Direttivo o ai Soci. Trattandosi di un evento non quotidiano può non rientrare nei ricordi comuni la procedura da seguire.
Sempre nello Statuto potrebbero essere state indicate le modalità di presentazione delle candidature o di voto.
Il secondo step riguarda la convocazione dell'Associazione dei Soci o del Consiglio Direttivo con all'Ordine del Giorno "rinnovo delle cariche statutarie". La convocazione dell'assemblea dovrà essere inviata a tutti i membri, inoltre una copia dovrà essere affissa nella bacheca fisica o digitale dell'associazione. La riunione dovrà essere verbalizzata e il verbale registrato nell'apposito registro.
Il terzo step, proceduto con la raccolta delle candidature si potrà procedere con le operazioni di voto in accordo con quanto previsto dallo Statuto dell'Associazione.
Fase esterna
Ultimati tutti i passaggi della prima fase, quella inerente le procedure interne dell'associazione, si dovrà procedere alle opportune variazioni e comunicazioni.
La prima variazione da effettuare sarà sui certificati di attribuzione del Codice Fiscale o della Partita IVA, infatti dovranno essere aggiornati con il nominativo del nuovo legale rappresentante.
La seconda comunicazione dovrà essere fatta alla federazione di cui l'associazione fa parte nel caso di associazioni sportive. Se si tratta di un'associazione del terzo settore la variazione dovrà essere registrata sul RUNTS, il registro del terzo settore.
La terza comunicazione andrà inoltrata ai fornitori, tra questi comprendiamo le banche e gli istituti creditizi che dovranno essere informati su chi è il nuovo legale rappresentante dell'associazione e di conseguenza chi avrà potere di firma nelle operazioni bancarie.
Qualora il cambio di presidenza coincida con variazioni del Consiglio Direttivo le associazioni per le quali è previsto dovranno inviare il certificato EAS. Il certificato con la variazione potrà essere inviato in via telematica all'Agenzia delle Entrate.
E' molto importante il rispetto di tutti i passaggi e le procedure sia interne che esterne. In caso di errori nella prima fase potrebbero insorgere delle contestazioni sulla validità dell'elezione. Mancanze nella seconda fase possono dare vita a problemi fiscali o legali.
Responsabilità del nuovo Presidente
La presidenza di un'associazione non è qualcosa da prendere con leggerezza. Il presidente riveste anche il ruolo di rappresentante legale e risponde in prima persona non solo all'interno dell'associazione ma anche verso l'esterno. Spesso si commette l'errore di accettare la carica con semplicità ritenendo di essere responsabili solo del proprio operato, ovvero di dover rispondere dall'entrata in carico in avanti.
Non è così, nel momento in cui ci si assume la responsabilità legale si diventa responsabili in termini fiscali anche del quinquennio precedente. Sarebbe importante, prima di assumere a tutti gli effetti la legale rappresentanza, realizzare le opportune verifiche legali e finanziarie. Una totale revisione fiscale può essere consigliabile, sicuramente un incontro con il commercialista che segue l'associazione è indispensabile per poter affrontare il nuovo incarico con consapevolezza.
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