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Informativa privacy società Voluntas Osio A.S.D.
Informativa sul trattamento dei dati personali
Voluntas Osio ASD
In adempimento a quanto disposto dalla normativa vigente in materia di protezione dei dati personali, l’Associazione/Società sportiva presso cui Lei/Suo figlio minore/il minore sottoposto a tutela è tesserato desidera fornirLe le seguenti informazioni circa il trattamento cui saranno sottoposti i Vostri dati personali. Il trattamento sarà improntato ai principi di correttezza, liceità e trasparenza, e verrà realizzato tutelando la Vostra riservatezza, i Vostri diritti e libertà fondamentali.
L’informativa è resa unicamente per i soggetti sopra identificati che utilizzano la piattaforma denominata “weSpoort” (di seguito “Utenti”) accessibile al seguente indirizzo web www.wespoort.it.
In particolare, La informiamo di quanto segue.
Il Titolare del trattamento
Ai sensi degli artt. 13 e 14 del GDPR, il Titolare del trattamento è:
Voluntas Osio ASD, con sede in Via delle Industrie, Osio Sotto (BG), in persona del legale rappresentante pro tempore (Presidente).
Dati di contatto: privacy@voluntasosio.it
Il Titolare non ha nominato un Responsabile della Protezione dei Dati (DPO/RPD), non ricorrendo i presupposti di obbligatorietà previsti dall’art. 37 GDPR.
Tipi di dati trattati
Il Titolare raccoglie e tratta le seguenti categorie di dati personali:
DATI ANAGRAFICI
- nome, cognome, codice fiscale, indirizzo di domicilio e/o residenza, e-mail, numero di telefono, data e luogo di nascita, cittadinanza dell’atleta minorenne/maggiorenne/minorenne sottoposto a tutela;
- nome, cognome, codice fiscale, data e luogo di nascita, email, telefono, indirizzo di residenza, dati relativi al documento di riconoscimento del tutore dell’atleta minore di età/genitore esercente la responsabilità genitoriale sull’atleta minore di età;
DATI SPORTIVI
- eventuale qualifica di socio e relativo numero, numero tesseramento e data di scadenza, data di scadenza dell’assicurazione e della visita medica dell’atleta minorenne/maggiorenne/minorenne sottoposto a tutela;
DATI DIGITALI
- copia digitale del certificato medico sportivo rilasciato all’atleta minorenne/minorenne sottoposto a tutela/maggiorenne;
- copia digitale del documento di riconoscimento tra i quali carta di identità, patente, permesso di soggiorno, tessera sanitaria o passaporto, della fotografia dell’atleta minore/minore sottoposto a tutela/maggiorenne, nonché i dati personali ivi rinvenibili;
DATI FINANZIARI
Dati relativi ai pagamenti delle iscrizioni, dei compensi e/o rimborsi ricevuti.
Ogni e qualsivoglia ulteriore dato inserito nei campi note presenti in piattaforma.
Modalità e finalità del trattamento
I Vostri dati personali saranno trattati dal Titolare in formato cartaceo e/o con strumenti automatizzati, anche attraverso la piattaforma web “weSpoort”, per il tempo strettamente necessario a conseguire le finalità di seguito descritte:
- Tesseramento e gestione dell’attività sportiva: iscrizione e tesseramento presso la FIGC, organizzazione di squadre, allenamenti, gare e manifestazioni sportive;
- Gestione amministrativa, contabile e fiscale: emissione di fatture/ricevute, riscossione delle quote associative e di iscrizione, adempimento degli obblighi contabili e fiscali previsti dalla normativa vigente;
- Gestione assicurativa: stipula e gestione delle polizze assicurative (infortuni, responsabilità civile) obbligatorie per la partecipazione all’attività sportiva;
- Comunicazioni organizzative: invio di avvisi, convocazioni, comunicazioni relative a orari, allenamenti, gare e altre informazioni di carattere organizzativo, anche tramite e-mail e strumenti di messaggistica istantanea (es. WhatsApp);
- Iniziative sociali e ricreative dell’Associazione: organizzazione e gestione della partecipazione a feste, gite, cene ed eventi sociali promossi dall’Associazione;
- Adempimento di obblighi di legge: assolvimento di tutti gli obblighi previsti dalla normativa vigente, ivi compresi quelli fiscali e quelli derivanti dalla normativa sportiva federale.
Base giuridica del trattamento, natura del conferimento e conseguenze della mancata comunicazione dei dati personali
La base giuridica del trattamento per le finalità sopra indicate è costituita dalla necessità di perseguire il legittimo interesse del Titolare del trattamento e dalla necessità di adempiere ad obblighi legali al quale è soggetto, ex art. 6, comma 1, lett. c) e f), GDPR.
Il conferimento dei dati per le predette finalità è facoltativo, ma l’eventuale rifiuto di conferirli comporta l’impossibilità per il Titolare di gestire efficacemente la società sportiva, ponendo in essere gli adempimenti necessari.
Si precisa inoltre che il trattamento dei dati relativi alla salute degli atleti (maggiorenni, minorenni, o minori sottoposti a tutela) trova fondamento, oltre che nella necessità di salvaguardare gli interessi vitali dell’interessato ex art. 6, par. 1, lett. d) GDPR, anche nel consenso esplicito dell’interessato (o di chi esercita la responsabilità genitoriale, per i minori) ai sensi dell’art. 9, par. 2, lett. a) GDPR, trattandosi di dati relativi allo stato di salute, categoria particolare di dati personali.
Il conferimento dei predetti dati è facoltativo. Il rifiuto di conferirli preclude il tesseramento dell’atleta e pertanto l’impossibilità di far parte della squadra prescelta.
Altresì, il trattamento della copia digitale del documento di riconoscimento è subordinato al rilascio del consenso liberamente espresso dell’atleta ovvero, nel caso di minori di età, del tutore o di chi esercita la responsabilità genitoriale.
La informiamo che ha il diritto di revocare il consenso precedentemente prestato o opporsi al trattamento della copia digitale del documento di riconoscimento, nonché dell’immagine ivi contenuta Sua o dell’atleta minore di età, gratuitamente e in qualsiasi momento, senza che ciò comporti conseguenze o effetti pregiudizievoli per Lei/Suo figlio minore/minore sottoposto a tutela e per le altre prestazioni richieste. In tal caso, la copia digitale del documento di riconoscimento fornito non sarà più conservata. Tale revoca non pregiudica la liceità del trattamento basata sul consenso precedentemente prestato.
Periodo di conservazione dei dati personali
I Suoi dati verranno conservati per il periodo di tempo necessario a conseguire gli scopi per cui sono stati raccolti.
I dati anagrafici e sportivi saranno trattati sino alla cessazione del rapporto in essere tra Lei e/o Suo figlio minore/minore sottoposto a tutela e il Titolare del trattamento, salvo ulteriore conservazione in virtù di obblighi di legge. Si precisa inoltre che la documentazione di tesseramento, inclusa la presente informativa debitamente sottoscritta, dovrà essere conservata dal Titolare presso la propria sede anche successivamente alla cessazione del rapporto associativo, in adempimento agli obblighi regolamentari previsti dalla normativa federale FIGC in materia di tesseramento e affiliazione.
I dati finanziari saranno conservati per il periodo massimo di 10 anni dalla cessazione del rapporto in essere tra Lei e/o Suo figlio minore/minore sottoposto a tutela e il Titolare del trattamento, dove per tale si intende la data di emissione dell’ultima fattura, al fine di assolvere agli obblighi fiscali prescritti dalla legge.
I dati digitali saranno trattati sino alla cessazione del rapporto in essere tra Lei e/o Suo figlio minore/minore sottoposto a tutela e il Titolare del trattamento, salvo revoca del consenso o opposizione al trattamento.
I Vostri dati personali potrebbero essere necessari per l’accertamento, l’esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria. In tal caso, il Titolare è autorizzato a conservarli per un periodo diverso da quelli sopra indicati.
Categorie di destinatari ed ambiti di diffusione dei dati personali
I Vostri dati personali non saranno diffusi per uno scopo diverso da quello per il quale sono stati raccolti, ma potranno essere comunicati:
- a weSpoort S.r.l., con sede legale in Treviglio (BG), Via Camillo Terni n. 25, P.IVA e C.F. 04562660169, fornitrice della piattaforma gestionale “weSpoort”, nominata Responsabile esterno del trattamento ai sensi dell’art. 28 GDPR con apposito atto di nomina, per le attività di gestione, archiviazione e conservazione dei dati caricati sulla piattaforma, nonché per le attività di manutenzione conservativa e migliorativa del software gestionale;
- a eventuali collaboratori del Titolare del trattamento, designati autorizzati al trattamento mediante atto scritto;
- a soggetti terzi, titolari autonomi o nominati Responsabili o sub responsabili del trattamento, quali a titolo esemplificativo e non esaustivo Autorità ed organi istituzionali di settore, Pubbliche Autorità che ne facciano espressa richiesta al Titolare per finalità amministrative o istituzionali, secondo quanto disposto dalla normativa vigente, nazionale ed europea, consulenti, società terze di fornitura e assistenza informatica, società che offrono servizi di manutenzione dei siti web e dei sistemi informativi, società che svolgono servizi di gestione e manutenzione del database del Titolare, impegnate nel corretto e regolare perseguimento delle finalità descritte e a qualsivoglia altro soggetto il cui intervento sia richiesto.
L’elenco completo ed aggiornato dei Responsabili del trattamento, nonché degli altri soggetti a cui i dati personali potranno essere comunicati, è disponibile presso la sede del Titolare e potrà essere liberamente consultato su richiesta.
Luogo di trattamento e trasferimento dei dati
I trattamenti hanno luogo presso la predetta sede del Titolare.
I dati personali sono conservati su server ubicati all’interno dell’Unione Europea. Resta in ogni caso inteso che il Titolare, ove si rendesse strettamente necessario, avrà facoltà di trasferire i dati personali anche in Paesi extra-UE. In tal caso, il Titolare assicura sin d’ora che il trasferimento dei dati extra-UE avverrà in conformità e nel rispetto degli articoli 45 e ss. del GDPR.
Diritti dell’interessato
Potrà far valere i Suoi diritti come espressi dal Regolamento UE 2016/679 (GDPR), rivolgendosi al Titolare ai dati di contatto già forniti.
In particolare Lei potrà:
- ottenere la conferma dell'esistenza o meno di dati personali che La riguardano, anche se non ancora registrati, e la loro comunicazione in forma intelligibile;
- ottenere l'aggiornamento, la rettifica dei dati personali inesatti ovvero, quando vi ha interesse, l'integrazione dei dati incompleti, nonché la limitazione del trattamento nei casi previsti dall’art. 18 GDPR;
- ottenere la cancellazione dei dati personali e la trasformazione in forma anonima o il blocco dei dati trattati in violazione di legge, compresi quelli di cui non è necessaria la conservazione in relazione agli scopi per i quali i dati sono stati raccolti o successivamente trattati;
- opporsi, in qualsiasi momento, per motivi connessi alla sua situazione particolare, al trattamento dei dati personali che La riguardano, ai sensi dell’articolo 6, comma 1, lettere e) o f) GDPR, al trattamento dei dati per finalità di marketing diretto, compresa la profilazione;
- ricevere in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico i dati forniti al Titolare, nonché, se tecnicamente fattibile, trasmetterli ad altro Titolare senza impedimenti;
- revocare il consenso prestato in qualsiasi momento senza pregiudicare la liceità del trattamento basato sul consenso prestato prima della revoca;
- proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali, quale Autorità di controllo competente;
- ottenere l'attestazione che le operazioni di cancellazione, rettifica e limitazione sono state portate a conoscenza, anche per quanto riguarda il loro contenuto, di coloro ai quali i dati sono stati trasmessi, salvo che tale adempimento si riveli impossibile o comporti un impiego di mezzi manifestamente sproporzionato rispetto al diritto tutelato;
- non essere sottoposto a una decisione basata unicamente sul trattamento automatizzato, compresa la profilazione, che produca effetti giuridici che lo riguardano o che incida in modo analogo significativamente sulla sua persona.
Cessione dei dati anagrafici al “Club degli Sponsor” di Voluntas
Il Titolare del trattamento desidera, inoltre, informarLa che, previo Suo specifico ed autonomo consenso, i dati anagrafici di cui sopra (nome, cognome, indirizzo e-mail e/o numero di telefono) potranno essere comunicati a società terze, esclusivamente facenti parte del cosiddetto “Club degli Sponsor” di Voluntas Osio ASD, ossia il novero di soggetti che sostengono economicamente le attività dell’Associazione mediante accordi di sponsorizzazione.
L’elenco aggiornato dei soggetti facenti parte del “Club degli Sponsor” è pubblicato e consultabile sul sito internet dell’Associazione, all’indirizzo www.voluntasosio.it, in apposita pagina dedicata.
Tale comunicazione dei dati avrà la finalità di consentire a detti soggetti terzi di inviarLe comunicazioni commerciali e promozionali relative a propri prodotti e/o servizi, e/o iniziative riservate a tesserati/socie dell’Associazione.
I soggetti terzi del Club degli Sponsor riceveranno i dati in qualità di autonomi titolari del trattamento per le finalità sopra descritte, e saranno pertanto responsabili in via autonoma del trattamento dei dati ricevuti, nel rispetto della normativa vigente in materia di protezione dei dati personali.
Il conferimento del consenso alla presente finalità è del tutto facoltativo e il relativo rifiuto non comporta alcuna conseguenza sulla possibilità di tesserarsi, di prendere parte alle attività sportive dell’Associazione o di fruire in altro modo dei servizi offerti da Voluntas Osio ASD.
Il consenso potrà essere revocato in qualsiasi momento, senza pregiudicare la liceità del trattamento effettuato prima della revoca, scrivendo al Titolare ai recapiti indicati nella presente informativa.
☐ PRESTO IL CONSENSO ☐ NEGO IL CONSENSO
alla comunicazione dei propri dati anagrafici (ovvero di quelli del/la proprio/a figlio/a minore o del minore sottoposto a tutela) alle società terze facenti parte del Club degli Sponsor di Voluntas Osio ASD, per le finalità sopra descritte.
DICHIARA / DICHIARANO
di aver preso visione delle informazioni per il trattamento dei dati personali sopra riportate e conseguentemente di:
☐ PRESTARE IL CONSENSO ☐ NEGARE IL CONSENSO
affinché il Titolare del trattamento conservi la copia digitale:
☐ del proprio documento di riconoscimento
☐ del documento di riconoscimento del/la proprio/a figlia/o minore
☐ del documento di riconoscimento del/la minore sottoposto a tutela
per le finalità e secondo le modalità sopra descritte.
Letto, compreso e ricevuto
Luogo e data: _______________________________